Decarel est un entrepreneur général en construction bien établie depuis 1981. L’entreprise est en pleine croissance et nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour supporter la direction et l’équipe d’estimation.
TRAVAILLER CHEZ DECAREL C’EST
- Faire partie d’une équipe dynamique et passionnée de la construction
- Des opportunités de travailler sur des projets inspirants, variés, innovants et de grande envergure
- Travailler pour un leader établi en gestion de projet et gérance de construction de projets d’ici et qui se distingue par la qualité de ses projets
RESPONSABILITÉS
Tâches reliées à la direction
- Assister le Président et le Vice-Président.
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et diriger les appels à la direction. Prendre les messages lorsque requis.
- Organiser des réunions à la demande de la direction. Préparation de toute la documentation requise (papier et électronique). Réservation de salles et de repas. Accueil des visiteurs. Prise de notes et rédaction de procès-verbaux.
- Rédaction de communications internes et externes (mémos, courriels, lettres, etc.).
- Réception et traitement de documents légaux (contrats, lettres, etc.).
- Classement et archivage.
- Participer à la mise à jour des procédures internes et des manuels de la compagnie (manuel des employés, manuel qualité, etc.).
- Organisation d’activités corporatives.
Tâches reliées à l’estimation
- Assister le département de l’estimation dans certaines tâches administratives.
- Ouverture de nouveaux projets en phase estimation (arborescence de classement, ACC Built).
- Téléchargement et traitement des documents d’appel d’offres via SEAO.
- Préparation des documents de soumissions et d’offres de services à l’exception des bordereaux de prix qui sont sous la responsabilité des estimateurs.
- Téléchargement, classement et impression des soumissions de sous-traitants via le BSDQ.
- Dépôt des soumissions sur SEAO et préparation des dépôts sous forme papier.
- Récupérer les résultats d’ouvertures de soumissions et produire le rapport interne.
- Mettre à jour régulièrement le Registre des soumissions et le calendrier de soumissions.
- Mettre à jour régulièrement les curriculums vitaux corporatifs des membres du personnel et les fiches de projets.
- Impression et classement des nouveaux contrats client signés.
QUALIFICATIONS REQUISES
- DEP, DEC, BAC ou certificat en bureautique ou en secrétariat ou équivalent
- 5 ans d’expérience comme adjointe de direction, adjointe exécutive (expérience en construction un atout)
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit (bilinguisme un atout)
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) et d’Adobe
- Connaissance des plateformes AccBuilt, SEAO, BSDQ un atout
- Connaissance de DocuSign un atout
PROFIL RECHERCHÉ
- Sens de l’organisation, des responsabilités et des priorités
- Capacité d’adaptation, débrouillardise, proactivité
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à travailler sous pression et rapidité d’exécution
- Courtoisie et service à la clientèle
TYPE D’EMPLOI
Temps plein, permanent
AVANTAGES
- Régime d’assurances collectives complet
- Salaire compétitif selon expérience
- 4 semaines de vacances
- Horaire d’été à l’année (demi-journée le vendredi)
- Activités corporatives
